Automatización de procesos para gestorías
Tu equipo no pierde el tiempo por falta de oficio. Lo pierde tecleando lo mismo dos veces y persiguiendo documentos. Mira al lado lo que pasa hoy con un alta laboral, y lo que pasa cuando hay sistema.
El problema
No es que trabajéis poco, es que trabajáis dos veces
En casi todas las gestorías que veo pasa lo mismo. El equipo es bueno, sabe de lo suyo y aguanta campañas que tumbarían a cualquiera. Y aun así, cada semana se van horas en tareas que no requieren criterio profesional, solo tiempo y paciencia. Normalmente no se ve, porque está repartido en trozos de diez minutos. Hasta que alguien lo suma.
- 01El mismo dato se teclea en el programa de contabilidad, en la hoja de control y en el correo al cliente.
- 02Alguien dedica media mañana a perseguir documentación que el cliente prometió hace dos semanas.
- 03Las altas y bajas llegan por WhatsApp, por correo y por teléfono, y hay que reconstruirlas a mano.
- 04Nadie sabe decir, sin mirar, en qué punto está el encargo de un cliente concreto.
- 05Cada vez que entra alguien nuevo hay que explicarle procesos que solo existen en la cabeza de quien lleva años.
- 06En campaña se contrata refuerzo no porque haya más clientes, sino porque el proceso no aguanta.
Cuánto te cuesta
Mueve los tres datos y mira el número
No hace falta que me creas. Pon los datos de tu oficina y verás lo que se va cada año en tareas que no requieren criterio profesional.
46 semanas laborables al año. El margen recuperable que aplico es del 60 %, que es conservador: en los diagnósticos suele salir más.
Lo que cuestan al año esas horas
Qué se automatiza
Lo repetitivo, nunca el criterio
No automatizo decisiones profesionales. Automatizo el trasiego que hay alrededor de esas decisiones, que es donde se va el tiempo.
Recogida de documentación
El cliente sube lo que falta a un espacio propio, el sistema reclama solo lo que no ha llegado y el equipo deja de perseguir a nadie.
Altas y bajas laborales
Un formulario único sustituye al WhatsApp, al correo y a la llamada. Llega completo, validado y con todo lo necesario para tramitar.
Entrada de datos repetida
El dato se introduce una vez y viaja al resto de herramientas. Se acaban las discrepancias entre la hoja, el programa y el correo.
Estado de los encargos
Un panel que dice en qué punto está cada cliente sin preguntar a nadie, y que avisa cuando algo lleva demasiado tiempo parado.
Avisos y vencimientos
Plazos, renovaciones y presentaciones que se recuerdan solos, a quien corresponde y con el margen suficiente.
Lectura de documentosIA
Facturas, contratos y certificados que se leen y se clasifican solos, con revisión humana donde hace falta.
De dónde vengo
Crecí dentro de una gestoría, no leyendo sobre ellas
Mi familia tiene una gestoría y un restaurante en Teixeiro, en el interior de A Coruña. Dos negocios que no se parecen en nada y que tenían exactamente el mismo problema: gente muy buena en lo suyo perdiendo horas cada semana en tareas que no aportaban nada, solo porque siempre se habían hecho así.
No hace falta que me expliques qué es un modelo 111, ni lo que supone que un cliente mande las nóminas el día 28.
Cómo trabajo
Diagnóstico primero, automatización después
Automatizar un proceso malo solo consigue hacerlo mal más rápido. Por eso nunca empiezo construyendo.
- 01
Medir
Dos semanas mirando cómo trabajáis de verdad, no cómo está escrito que trabajáis. Salen las horas que se pierden, dónde se pierden y lo que cuestan al año.
- 02
Decidir
De todo lo que se puede automatizar, elegimos lo que devuelve más tiempo con menos riesgo. Suelen ser dos o tres cosas, no veinte.
- 03
Construir
Monto el sistema sobre las herramientas que ya usáis siempre que sea posible. Cambiar de programa de gestión casi nunca es la respuesta.
- 04
Entregar
El equipo lo usa, lo entiende y puede tocarlo sin depender de mí. Si necesitas llamarme cada vez que algo falla, no he hecho mi trabajo.
Preguntas frecuentes
Lo que me preguntan antes de empezar
¿Tengo que cambiar de programa de gestión?
Casi nunca. Trabajo sobre lo que ya tenéis siempre que sea posible, porque migrar un programa de gestión en una asesoría cuesta meses y rompe más de lo que arregla. Solo propongo cambiarlo si el programa es el cuello de botella, y entonces te lo digo con los números delante.
¿Esto sustituye a mi equipo?
No. Lo que se automatiza es el trabajo que nadie quiere hacer: teclear lo mismo dos veces, perseguir documentos, reconstruir datos. El criterio profesional, la relación con el cliente y las decisiones se quedan donde están. Lo que cambia es en qué gasta sus horas el equipo.
¿Cuánto tarda en estar funcionando?
El diagnóstico son dos semanas. La primera automatización suele estar en marcha entre cuatro y ocho semanas después, según lo que haya que tocar. Prefiero entregar algo que funcione pronto y seguir, antes que desaparecer seis meses.
¿Y la protección de datos?
Es parte del diseño, no un añadido. Los sistemas se montan con los datos donde deben estar, con los accesos que corresponden y con registro de quién hace qué. Si tu asesoría maneja datos de nómina, eso no es negociable.
¿De dónde salen los números de la calculadora?
De los diagnósticos que hago. Son una estimación de partida, no una promesa: calculan el tiempo en tareas repetitivas y aplican un margen de recuperación conservador del 60 %. El número real sale después de medir cómo trabajáis de verdad.
¿Cuánto cuesta?
Depende de lo que salga del diagnóstico, y por eso no doy un precio antes de mirar. Lo que sí te digo desde el principio es cuántas horas al año estás perdiendo, para que puedas comparar ese número con cualquier presupuesto, el mío incluido.
Empezar
¿Cuántas horas estás perdiendo?
El diagnóstico son dos semanas mirando cómo trabajáis de verdad. Sales de ahí sabiendo cuántas horas pierdes, en qué procesos y lo que cuestan al año, tanto si después trabajamos juntos como si no.