Diagnóstico operativo
Antes de automatizar nada hay que saber qué está pasando. Dos semanas mirando cómo trabaja tu equipo de verdad, y un informe con las horas que se pierden, en qué procesos y lo que cuestan al año.
Trabajo con criterio Trabajo repetible Cinco días, ocho horas
Cuándo hace falta
Si no sabes el número, no puedes decidir
Automatizar sin medir es comprar una solución antes de saber cuál es el problema. Estas son las señales de que toca medir primero.
- 01Nadie sabe decir cuántas horas a la semana se van en tareas que no requieren criterio.
- 02Se contrata porque no se llega, sin haber mirado antes en qué se va el tiempo de quien ya está.
- 03Hay procesos que solo existen en la cabeza de una persona, y esa persona nunca está libre.
- 04Dos personas hacen lo mismo de forma distinta y las dos creen que la suya es la correcta.
- 05Las herramientas se acumulan: cada problema trajo un programa nuevo y ninguno se fue.
- 06Se habla de automatizar sin saber qué proceso cuesta más dinero al año.
Qué miro
Seis sitios donde se va el tiempo
No miro todo. Miro los seis sitios que en la práctica explican la mayor parte de las horas perdidas en un negocio de servicios.
Dónde se teclea dos veces
El mismo dato entrando en dos sitios distintos es el síntoma más caro y el más invisible, porque nunca lleva más de cinco minutos de golpe.
Qué se espera y a quién
El tiempo muerto esperando que alguien mande algo no aparece en ningún registro, pero ocupa el calendario igual que una reunión.
Cuántas manos toca cada encargo
Cada traspaso entre personas es un sitio donde el trabajo se para, se pierde contexto o se repite una explicación.
Qué sabe solo una persona
Lo que no está escrito no se puede repartir, y convierte las vacaciones de alguien en un problema de toda la oficina.
Qué herramientas no hablan entre sí
No cuántos programas tenéis, sino cuántas veces alguien hace de puente entre dos copiando y pegando.
Qué pasa en campaña
El proceso que aguanta en febrero y revienta en junio no es un proceso, es una persona echando horas.
Cómo lo mido
Con reloj, no con una encuesta
Un diagnóstico hecho a base de preguntar devuelve lo que la gente cree que hace. Sirve de poco, porque nadie recuerda bien el tiempo que gasta en trozos pequeños.
- 01
Mirar, no preguntar
Las primeras sesiones son de observación. Lo que la gente cuenta que hace y lo que hace no coinciden casi nunca, y no es por mentir: es que nadie se mira trabajar.
- 02
Cronometrar lo repetido
Mido las tareas que se repiten, con reloj. No una estimación de memoria, que siempre se queda corta porque el tiempo en trozos de diez minutos no se recuerda.
- 03
Contrastar con el equipo
Enseño los números a quien hace el trabajo antes de enseñárselos a nadie más. Si alguien dice que ese proceso no es así, lo vuelvo a mirar.
- 04
Poner precio
Convierto las horas en euros al año con vuestro coste real por hora. Un número que se puede comparar con cualquier presupuesto, el mío incluido.
Qué te llevas
Un informe que se puede discutir
Dos semanas después tienes un documento corto, con los números a la vista y el cálculo explicado, para que puedas rebatirlo si crees que algo no cuadra.
El mapa de cómo trabajáis
Los procesos reales, no los del manual, con quién toca cada uno y en qué orden.
Las horas, con su reparto
Cuántas se van por proceso y por persona, y qué parte no requiere criterio profesional.
El coste anual
Lo que suman esas horas al cabo de un año, con el cálculo a la vista para que puedas discutirlo.
El orden de ataque
Qué tocar primero: lo que devuelve más tiempo con menos riesgo, no lo que más luce.
Lo que no voy a automatizar
Y por qué. Normalmente es la parte más útil del informe.
Preguntas frecuentes
Lo que me preguntan antes de empezar
¿Esto es una auditoría?
No. Una auditoría mira si cumples una norma. Esto mira dónde se va el tiempo de tu equipo y lo que cuesta. No evalúo a nadie ni hago informes de rendimiento personal, y eso se lo digo al equipo el primer día, porque si creen que vengo a medirles trabajan distinto y el diagnóstico no sirve.
¿Tengo que contratarte después?
No. El diagnóstico se paga, se entrega y se acaba. Puedes implementarlo con tu equipo, con otro proveedor o no hacer nada. Me interesa más que el informe sea honesto que venderte lo siguiente, entre otras cosas porque un informe inflado se nota a los dos meses.
¿Cuánto tiempo le quito a mi gente?
Poco. La mayor parte es observación, que no interrumpe. Sumando todo, suelen ser entre dos y cuatro horas por persona repartidas en dos semanas, casi todas en conversaciones cortas.
¿Y si sale que no hace falta automatizar nada?
Pasa, y es un resultado válido. A veces el problema es de reparto de trabajo, de una herramienta mal configurada o de una decisión que nadie toma. Eso también sale en el informe, y es más barato de arreglar.
¿Vale para cualquier sector?
Vale para cualquier negocio de servicios con equipo, que es donde el tiempo es el coste principal. Donde mejor funciona es donde entra documentación de clientes y hay plazos: gestorías, despachos, clínicas, ingenierías, administradores de fincas.
¿Cuánto cuesta?
Depende del tamaño del equipo y de cuántos procesos haya que mirar. Te doy el precio cerrado antes de empezar, nunca por horas: si tardo más de lo previsto, es mi problema.
Empezar
Empecemos por el número
Dos semanas, precio cerrado y un informe que puedes usar conmigo, con otro o por tu cuenta. Sin compromiso de seguir.