IA para despachos profesionales
Leer documentos, clasificarlos y preparar borradores. Lo que la máquina hace bien es el trabajo que rodea al criterio profesional, nunca el criterio. Mira al lado lo que pasa cuando entra un documento.
Dónde sí
El trasiego alrededor del criterio
La IA no sabe de tu oficio. Lo que sabe hacer es el trabajo que rodea al oficio: leer, ordenar, buscar y preparar borradores. Eso es la mayor parte de las horas.
Leer y clasificar documentos
Facturas, contratos, certificados y escritos que entran por correo o por un portal. La máquina saca los datos y los deja donde tienen que estar, con lo dudoso marcado.
Redactar borradores repetitivos
Requerimientos, comunicaciones de trámite, cartas de aportación de documentación. El borrador sale hecho y tú lo revisas, no lo escribes.
Buscar dentro de vuestros propios expedientes
Preguntar en lenguaje normal y que conteste citando el documento y la página, no inventando. Si no está, dice que no está.
Resumir lo que llega
Un contrato de treinta páginas reducido a las cláusulas que os afectan, con el enlace al párrafo original para comprobarlo.
Detectar lo que no cuadra
Un importe que no encaja, un plazo que vence, una diferencia entre dos documentos del mismo expediente. Avisa, no decide.
Preparar la primera versión de un informe
Con vuestros datos y vuestra estructura, para que el trabajo empiece en el borrador y no en la página en blanco.
Dónde no
Y dónde no la pienso meter
Esta parte importa más que la anterior, porque es donde casi todo el mundo se equivoca y donde se pierde la confianza del equipo en una semana.
Decidir el criterio profesional
Qué se aplica, cómo se interpreta una norma o qué le conviene a un cliente concreto no se automatiza. Ahí está tu valor y ahí es donde la máquina se equivoca con aplomo.
Presentar sin que nadie mire
Ningún sistema que yo monte presenta, firma o envía algo a un organismo sin que una persona lo haya aprobado.
Hablar con el cliente en tu nombre
La relación es tuya. Puede prepararte el borrador del correo, no mandarlo.
Lo que solo pasa dos veces al año
Automatizar algo que ocurre dos veces al año cuesta más de lo que ahorra. Te lo diré cuando toque.
Cómo lo monto
Primero se mide el acierto, después se instala
Nadie debería poner un sistema de lectura en producción sin saber qué porcentaje acierta con sus propios documentos. Ese número se saca antes, no después.
- 01
Elegir un documento concreto
No se empieza por 'meter IA en el despacho'. Se empieza por un tipo de documento que entre mucho y se trate siempre igual. Normalmente facturas de proveedor.
- 02
Probar con los vuestros
Cojo cincuenta documentos reales vuestros, los paso y comparo con lo que habríais hecho a mano. Ahí sale el porcentaje de acierto de verdad, no el del folleto.
- 03
Decidir qué se revisa siempre
Marcamos qué campos pasan solos y cuáles pasan por una persona sí o sí. Un importe no es lo mismo que un nombre de proveedor.
- 04
Dejarlo medido
El sistema registra qué corrigió una persona y qué no. Con eso se ve si mejora o empeora, y se ajusta sin adivinar.
Preguntas frecuentes
Lo que me preguntan antes de empezar
¿Los datos de mis clientes se van a usar para entrenar a alguien?
No, y es lo primero que cierro antes de montar nada. Se trabaja con proveedores y configuraciones donde los datos no se usan para entrenar modelos, con el contrato de encargado de tratamiento firmado y con un registro de qué se envía. Si un proveedor no puede garantizarlo por escrito, no se usa.
¿Se puede hacer sin que los datos salgan de mi oficina?
Sí, con modelos que corren en un servidor vuestro. Son algo menos capaces y bastante más caros de mantener, así que solo lo recomiendo cuando el tipo de dato lo exige. En la mayoría de despachos, un proveedor serio con el contrato correcto es suficiente.
¿Y si se equivoca?
Se va a equivocar, por eso ningún campo crítico pasa sin revisión. La pregunta útil no es si falla, es si falla menos que una persona a las siete de la tarde de un día de cierre, y eso se mide con vuestros propios documentos antes de poner nada en marcha.
¿Esto no es lo que ya hace mi programa de gestión?
Algunos programas ya leen facturas. Si el tuyo lo hace bien, no vendo nada: te lo digo y nos ocupamos de otra cosa. Lo que suele faltar no es la lectura, es lo que pasa después, que sigue siendo manual.
¿Hay que formar al equipo?
Poco, porque la idea es que el sistema aparezca donde ya trabajan, no que aprendan una herramienta nueva. Si para usarlo hay que abrir otra pestaña y aprender un programa, está mal montado.
¿Por dónde se empieza y cuánto cuesta?
Por un solo tipo de documento y una prueba con material vuestro, que es barata y acaba en un número de acierto real. Con ese número decides si sigues. El presupuesto del sistema completo sale después, cuando ya sabemos qué estamos construyendo.
Empezar
Empecemos por un solo documento
Una prueba con cincuenta documentos vuestros y un número de acierto real. Con ese número decides si merece la pena seguir, y si no lo merece te lo digo yo primero.